これからはじめる方も、取引中の方も知っておきたいトラブル対応

内容証明郵便とは

いつ、誰が、誰に、どんな内容で出したかを日本郵便（旧郵便局）が公的に証明してくれる手紙です。さらに相手がいつ受け取ったかを証明するために、配達証明を付けることをお勧めします。

内容証明郵便を送れば、相手に督促したということが証拠として残せます。電話やメール、普通郵便などでの督促よりも、相手に対応の必要性を認識させることもできます。

文章の書き方は

様式や文字数などの制限を除けば、文章の書き方については、特に規定はありませんので、市販の内容証明用紙を使えばそれほど難しくはありません。

ただし、相手に伝えるべきことをわかりやすく正確に、そして簡潔に記載することが大切です。また、内容証明自体には法的強制力はないため、法的措置を前提とした要求を記載するなど、相手へ心理的に訴えかける効果的な書き方も必要です。

作成する文書は、内容文書（相手への送付用）、謄本2通（自分の控え用、郵便局の保存用）です。具体的な書き方は以下の通りです。

用紙

市販の専用用紙もありますが、様式を守れば用紙の種類や大きさは自由です。パソコンなどでの作成も可能です。

様式

使用できる文字や訂正の方法は次のように決まっています。

日本語で作成
固有名詞以外の英字は使用不可
縦書きの場合は左、横書きの場合は下に10cm程度の余白を残す（余白は郵便局側で使用）
訂正か所は2本線で消し、正しい文字を書き加える。さらに、欄外に「何行目何字削除、何字加入」と書き、その上に押印
本文中に図表や絵、写真の挿入不可
ほかの書類を添付不可

文字数

謄本に限り1枚に書ける文字数は次のように決まっています。

縦書きの場合、1行20字以内で1枚26行以内
横書きの場合、1行26字以内で1枚20行以内、または、1行13字以内で1枚40行以内（2段組）
「、」「。」など記号も1文字とみなす。ただし、かっこ（）は上下（横書きの場合は左右）を全体として1字とし、上（横書きの場合は左）のかっこの属する行の字数に算入します

必要な情報

受取人（相手）の住所、氏名
差出人（自分）の住所、氏名、押印
発信日
本文
文章が2枚以上になる場合は、そのつなぎ目に押印

差出方法

相手への送付用、自分の控え用、郵便局の保存用としてまったく同じものを3通用意します（コピー可）。郵便局の窓口で、この3通が同じ内容であることを確認してもらい、職員が見ている前で3通のうち1通を相手の住所を記載した封筒に入れて提出します。

※内容証明郵便を取り扱っている郵便局に限ります

実際に内容証明を作成したい

こちらでご説明した内容は一部となります。実際に内容証明を作成される場合には、日本郵便のサイトや関連ウェブページ、関連書籍などをご参照いただくか、行政書士事務所などへ相談・作成依頼を行っていただくことをお勧めいたします。
また、日本郵便では、インターネットを通じて24時間受け付ける内容証明サービスも実施されているようですのであわせてご確認ください。